Полезные материалы


Фасилитация для руководителей
Поделиться новостью с друзьями

Фасилитация для руководителей


Андрей Колесников, сертифицированный фасилитатор IAF CPF, бизнес-тренер, эксперт по созданию презентаций и публичным выступлениям, CEO PowerLexis.


В бизнес-сообществе все чаще звучат слова «фасилитация» и «фасилитатор». Что же такое «фасилитация» и кто такой «фасилитатор»? Как они могут помочь руководителям повысить эффективность групповых дискуссий? Как оценить результат групповой работы? И какими методами руководителям можно воспользоваться уже сегодня?

Что такое фасилитация и кто такой фасилитатор?

Фасилитацией в наше время обозначают профессиональную организацию процесса командной работы, направленную на обсуждение, прояснение и достижение группой поставленных целей. Очень важно, что процесс обсуждения при этом выстраивается таким образом, чтобы участники в каждый момент времени были максимально вовлечены и понимали, что тот результат, к которому они придут, позволит продвинуть общее дело вперед. Получается, что команда вместе вырабатывает решения и переходит к их реализации.

Чтобы результат групповой работы был максимально эффективным, важны одновременно две составляющие: участие в обсуждении обладающих экспертизой сотрудников и грамотная организация самого процесса обсуждения. За второй пункт как раз отвечает фасилитатор.

powerlexis.jpg

Участие фасилитатора крайне необходимо, так как зачастую, когда нет человека, помогающего выстроить процесс, экстраверты доминируют над интровертами, люди с быстрым мышлением слишком давят на остальных, при руководителях не все готовы высказываться. Процесс затягивается, воцаряется хаос. В результате, даже если решение приняли, то часто оно разделяется не всеми, и сотрудники неохотно его реализуют. Одна из задач фасилитатора выстроить процесс обсуждения таким образом, чтобы все участники имели возможность высказать свое мнение, чтобы все поняли, кто что имел ввиду на самом деле, а также совместно пришли к единому и разделяемому всеми решению.

Довольно часто встречающийся случай — заказчик планирует использовать фасилитацию для того, чтобы подвести аудиторию к конкретному плану или конкретной идее, которые ему нравятся. Если прямо сказать об этом сотрудникам, они могут воспринять план или идею как навязывание и воспротивиться этому. Поэтому для реализации задуманного заказчик зачастую просит помочь фасилитатора. И здесь начинается самое интересное. Профессиональный фасилитатор на подобное никогда не пойдет, так как это уже не фасилитация, а манипуляция или фасипуляция. Такой подход противоречит этике фасилитатора, поскольку фасилитация — это про организацию процесса совместного поиска и совместного выбора, а не про то, как подвести участников к «правильному» ответу руководителя.

Организовывать процесс групповой работы тоже можно по-разному: можно просто готовить дома, а можно быть признанным шеф-поваром. Так и с фасилитацией.

Лучше всего профессионализм фасилитатора раскрывают компетенции и этика, разработанные Международной ассоциацией фасилитаторов. Профессиональный фасилитатор обязан знать множество разнообразных методов работы с группой и уметь с группой работать. Проводить фасилитацию он может только в том случае, если заказчик понимает, зачем ему нужна сессия и какова ее цель. Фасилитатор должен применять такие методы и задавать такие вопросы, чтобы обсуждения были глубокими, и участники докапывались до сути. При этом он не имеет право влезать в контент обсуждения, высказывать свое мнение или предлагать идеи по содержанию, фасилитатор беспристрастен и нейтрален. Он всегда работает с группой (пусть это будет даже 2 человека), а не с личностью, и ориентирован на решение конкретной бизнес-задачи, которую может решить именно группа.

Фасилитатор-руководитель?

Очень распространенный вопрос: «А может ли руководитель сам проводить фасилитацию со своими сотрудниками»? Эксперты по фасилитации PowerLexis считают, что это возможно, но рекомендуют прибегать к такому варианту только в определенных случаях.

И вот почему — дело в том, что в идеале фасилитатор должен уделять максимальное внимание процессу проведения сессии и быть нейтральным по отношению к контенту обсуждения. Что касается участников, то тут всё наоборот: в идеале они должны быть максимально погружены в контент обсуждения и не вмешиваться в процесс проведения сессии. Если каждый будет выполнять свою роль и делать его профессионально, результат сессии получится максимально качественным.

В случае, когда руководитель, например, обладает развитыми навыками фасилитатора, то на время сессии он будет стараться быть нейтральным по отношению к обсуждаемым вопросам. И тогда группа потеряет сильного эксперта, который мог бы привнести крайне полезный контент.
Еще одна проблема, которая может возникнуть в такой ситуации, — руководитель/фасилитатор не сможет быть беспристрастным и безэмоциональным к обсуждению группы, особенно если будет с чем-то не согласен. И тогда эффективность командной работы серьезно снижается.

Проводить сессию самостоятельно эксперты рекомендуют тем руководителям, которые смогут четко разделить 2, а иногда — 3 роли во время сессии:

1. Классический фасилитатор: управляет процессом.

2. Эксперт/участник сессии: участвует в сессии наравне со всеми.

3. Руководитель: уполномочен применять право вето или, наоборот, взять на себя ответственность за то или иное решение (эту роль стоит вводить очень осторожно, так как участники могут почувствовать недоверие и перестать выкладываться на сессии).

powerlexis 2.jpg

Четко разделять роли — значит внимательно наблюдать за собой и развивать осознанность своих действий. Важно:

  • - До начала сессии рассказать участникам о своих ролях и об условных обозначениях. Например, «когда на мне белая шляпа — я фасилитатор. Когда зеленая — я обычный участник наравне со всеми. Когда красная — я руководитель». Вместо шляп могут быть любые другие заметные предметы.

  • - Во время сессии четко удерживать позиции роли, которая соответствует выбранному предмету/цвету несмотря на то, что это бывает очень непросто. Участники сессии в каждый момент времени должны четко понимать, из какой роли с ними говорят.

Как подготовиться к групповой работе и оценить ее результат?

Для руководителей, которые решили самостоятельно проводить групповые дискуссии, эксперты PowerLexis подготовили несколько рекомендаций. Они позволят значительно повысить эффективность любых совещаний и групповых дискуссий.

3 главных вопроса для подготовки групповых дискуссий

Для любой групповой дискуссии важно очень четко сформулировать ответы как минимум на 3 вопроса:

1. Какой вопрос обсуждаем?

2. Какие рамки обсуждения?

3. Какой образ результата хотим достичь?

powerlexis 3.jpg

При этом ответы нужно не просто сформулировать устно, а зафиксировать их письменно. После нужно удостовериться, что все участники одинаково понимают суть этих ответов. На протяжении всей дискуссии каждый участник должен видеть ответы.

3 главных критерия для оценки результата групповой дискуссии

Если спросить большинство руководителей, зачем они проводят совещания и другие групповые обсуждения, то большая часть из них ответит: «для того, чтобы получить определенный результат». Но как оценить результат? Критериев оценки групповой работы существует много, поскольку они зависят от разных факторов, в особенности от целей и задач сессии. 

Эксперты по фасилитации PowerLexis выделили топ-3 критерия:

1. Удалось ли получить тот образ результата, о котором шла речь при обсуждении и планировании сессии?

Следовательно, крайне важно, чтобы фасилитатор вместе с заказчиком этот образ результата очень четко прописали на начальном этапе.

2. Вовлечены ли в процесс групповых обсуждений и принятие решений большинство участников сессии?

Этот критерий зависит одновременно и от фасилитатора, и от заказчика сессии (руководителя). Насколько заказчик смог показать ценность сессии для участников и насколько правильно он смог оценить необходимость присутствия тех или иных сотрудников на сессии.

3. Произошли ли изменения через 1-2 месяца после завершения сессии?

Как бы это парадоксально не звучало, но сессия не заканчивается после сессии. Важно не только продуктивно провести 1-2-10-20 часов, но и сделать так, чтобы полученные результаты внедрялись после сессии. Этот критерий одновременно зависит от фасилитатора, заказчика и участников.

3 метода как сделать групповую работу эффективнее

В настоящее время существует огромное количество методов для групповой работы. Например, на сайте Международной ассоциации фасилитаторов IAF описано более 600 методов.

В этой статье эксперты PowerLexis остановятся на 3-х методах, которые в некоторой степени отвечают на 3 самых популярных вопроса, возникающих у руководителей при подготовке мероприятия:

  1. 1. Как вовлечь аудиторию во время выступления спикера? — Метод ОРИП

  2. 2. Как креативно подойти к поиску решений? — Инверсионный метод анализа

  3. 3. Как оперативно принять решение? — Метод 5 пальцев

Ситуация 1. Вовлечение аудитории во время выступления спикера
Метод ОРИП

Существует множество способов для включения аудитории во время выступления спикеров.

Один из них — вопросы к аудитории.

Суть метода: до начала выступления спикера озвучить от 1 до 4 вопросов и попросить слушателей во время выступления спикера фиксировать ответы.

Для этого можно использовать структуру из ОРИП:

  • - Объективный уровень: факты/данные (используем только органы чувств без включения сердца и головы).
    Пример: «Какую информацию вы услышали?»

  • - Рефлексивный уровень: эмоции/чувства/ощущения (отвечаем сердцем, не головой).
    Пример: «Какие идеи спикера у вас вызвали наиболее сильные эмоции?»

  • - Уровень интерпретации (отвечаем головой, не сердцем).
    Пример: «Что из сказанного спикером вам показалось наиболее актуальным?»

  • - Уровень решений/действий (принимаем решения и составляем план действий).
    Пример: «Какие советы спикера вы примените в течение недели после мероприятия?»

powerlexis 4.jpg

Сколько вопросов и какие уровни вопросов задействовать зависит от многих параметров мероприятия: целей, задач, формата, аудитории и т.д.

Ситуация №2. Креативный подход к поиску решений
Инверсионный метод анализа

Очень важно во время дискуссий выйти за пределы стандартного мышления и расширить количество и глубину идей.

Часто используемый вариант обсуждения чего-либо — просто задать прямой вопрос и начать высказывать идеи. Например:

1. Как можно добиться того, чтобы женщины занимали больше лидерских позиций в обществе?

2. Как можно прекратить автомобильные пробки в городах?

3. Как можно зависимую от гаджетов молодежь приобщить к живому общению?

4. Как можно сподвигнуть государственных должностных лиц работать эффективнее?

С одной стороны, воспользоваться таким вариантом проще и быстрее, но, с другой стороны, есть один большой минус — количество, широта и глубина идей могут быть ограничены.

4 шага для получения большего числа качественных идей:

1 шаг. Формулируем нужный вопрос.

2 шаг. Переворачиваем вопрос.

3 шаг. Генерируем «вредные» советы.

4 шаг. На основе «вредных» советов генерируем идеи для ответа на нужный вопрос, что и позволяет расширить восприятие.

К примеру, для 2-го шага приведем перевернутые варианты вопросов, зафиксированных выше:

1. Как можно гарантировать, чтобы женщины не занимали лидерские позиции в обществе?

2. Как можно создать хаос на дорогах?

3. Как можно сделать так, чтобы гаджеты привели к ещё большей социальной изоляции молодежи?

4. Как можно сделать так, чтобы госслужащие работали неэффективно?

Ситуация 3. Оперативное принятие решений
Метод 5 пальцев

Достаточно типичная ситуация на совещании: кто-то озвучивает вопрос, и все начинают его обсуждать, обсуждать и обсуждать… И лишь спустя длительное время вопрос выносится на голосование, и решение, наконец, принимается.

Чтобы не тратить столько времени и принимать решения более оперативно, воспользуйтесь отличным для этого методом — «Метод 5 пальцев» от Майкла Вилкинсона, одного из авторитетнейших специалистов по фасилитации в мире.

Идея метода в том, что для принятия решений по многим вопросам обсуждение не требуется. Участники и так с ним согласны, просто им хочется поговорить.

Поэтому, сначала проводится голосование и только потом, если решение не принято, проводится обсуждение вопроса и прояснение спорных моментов. Затем еще раз голосование. Эта процедура может повторяться несколько раз.

Вы спросите, при чем тут пальцы. Это условное обозначение, с помощью которого участники совещаний выражают свое согласие или несогласие с обсуждаемым вопросом:

5 пальцев – полностью согласен

4 – согласен

3 – соглашусь с мнением группы

2 – не согласен

1 – сильно не согласен

В первом раунде решение принимается, если все участники подняли 4 или 5 пальцев. Во втором раунде, после некоторого обсуждения, — 5, 4 или 3 пальца. В третьем, после еще одного обсуждения, простым большинством голосов. Этот метод прекрасно работает и при онлайн-обсуждении (если нет видео, можно загрузить картинку с нужным количеством пальцев).


Больше методов и советов по использованию фасилитации для руководителей можно найти в сообществе Фасилитация для руководителей. Онлайн и офлайн в Facebook. В сообществе руководители могут узнавать, как применять возможности фасилитации для решения своих задач, какой софт использовать, получать cоветы, обмениваться опытом, идеями и кейсами и многое другое.


Возврат к списку